Schorch Elektrische Maschinen und Antriebe GmbH
Technisches Dokumentenmanagement-System (T-DMS)
| Kunde |
Schorch Elektrische Maschinen und Antriebe GmbH |
| Projekt |
Technisches Dokumentenmanagementsystem (T-DMS) |
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| User Anzahl |
ca. 150 |
Die Firma Schorch ist ein typischer Maschinenbaumittelständler mit rund 280 Angestellten. Sie entwickelt, produziert und vertreibt elektro-mechanische Antriebe, zum Teil Standards, zum Teil Kleinserien und zum Teil als Einzelfertigung.
Viele Aufträge sind sehr dokumentationsintensiv (Berechnungsunterlagen, Zeichnungen, Zertifikate, Bedienungsanleitungen, Fertigungsablaufpläne, Ersatzteillisten, Prüf- und Messprotokolle, usw.). Erschwerend kommt hinzu, dass die Dokumentation meist mehrsprachig zu liefern ist.
Da die technische Dokumentation auch Bestandteil der Abnahme ist, kommt ihr eine besondere Bedeutung hinsichtlich der termingerechten Bereitstellung und der Rechnungsstellung zu.
Parallel zum Engineering der Motoren muss also die technische Dokumentation mit allen Komponenten erstellt und die Bereitstellung überwacht werden.
Schorch beauftragte PRACMA mit der Realisierung eines technisches Dokumenten¬management¬system (TDMS), das die termingerechte und vollständige Bereitstellung der technischen Dokumentation koordiniert und überwacht.
Der Vertrieb stellt nun den mit dem Kunden verhandelten Dokumentationsumfang als Dokumentationsanforderung projektspezifisch in das TDMS ein.
Dabei kann der Vertrieb auf einen fixen Pool (vom Admin erweiterbar) bereits bestehender und übersetzter Dokumente zurückgreifen, so dass kostspielige Einzel-Übersetzungen vermieden werden.
Er kann ferner aus verschiedenen Dokumentations-Templates auswählen und die gewünschte Dokumentationsstruktur automatisch anlegen lassen.
Die Zuordnung zu für die Dokumentationserstellung relevanten Abteilungen und Mitarbeitern erfolgt vom System automatisch, kann aber manuell optimiert werden.
Termine und Sprachenversionen werden für jedes Dokument eindeutig definiert, ferner werden dem Vertrieb die Kosten der Dokumentationserstellung angezeigt.
Überauslastungen einzelner Abteilungen werden genauso berücksichtigt wie die unterschiedliche Erstelldauer der Dokumente je Artikelgruppe.
Dokumente, die bei verspäteter Bereitstellung Vertragsstrafen nach sich ziehen, sind besonders gekennzeichnet.
Standard-Dokumente, die nicht projektspezifisch sind (z.B. Din-ISO-Zertifikate der Firma), werden automatisch bereitgestellt.
Ein automatischer, regelmäßiger Email-Reminder stellt sicher, dass alle betroffenen Mitarbeiter über noch zu liefernde Dokumente informiert werden.
Über eine bidirektionale Schnittstelle zur CAD-Zeichnungsverwaltung können CAD-Dateien direkt aus dem TDMS angefordert und dann geliefert werden.
Ist die Dokumentation komplett vorhanden kann per Knopfdruck für jeden Auftrage eine PDF-Datei, erstellt werden, die alle ausgehandelten Dokumentationen beinhaltet.
Mit dem TDMS steht Schorch nun ein Werkzeug zur Verfügung, welches abteilungs¬übergreifend die Zuständigkeit und die Terminierung der Dokumente transparent macht und regelt. Alle am Lieferprozess der Dokumente Beteiligten können jederzeit den aktuelle Stand der Dokumentation einsehen.